English.PRO: Полезные лайфхаки как быстро и эффективно писать имейлы
6 месяцев назад
Статьи
312
0

Сколько времени у вас в общем уходит на написание имейла? Если ответ “много” или если вы просто хотите почерпнуть несколько лайфхаков деловой переписки — наша статья как раз для вас.

Сформулируйте subject line

Имейл пишется намного легче и быстрее, если в самом начале сформулировать тему письма (subject line). Это поможет определиться с целью имейла и выразить мысли в более четкой форме.

Переходите сразу к делу

Главное правило деловой переписки — четкость и краткость изложения, поэтому первое предложение после приветствия, как правило, отображает subject line и объясняет причину письма. К нашему счастью, в деловой переписке есть ряд фраз, с помощью которых можно начать имейл. Например:

  1. Для просьб и одолжений

I was wondering if you could…

I was hoping you could…

  1. Для напоминаний

Please be reminded that… (formal)

Just a gentle / friendly reminder to / about…(semi-formal)

  1. Для апдейтов и сообщения новой информации

Please be advised that…(formal)

Just letting you know that…(semi-formal)

  1. Для прикрепленных документов

Attached please find…

Please find (something) attached…

Соблюдайте абзацы

Когда пишете имейл, не забывайте каждую новую мысль выделять пропуском строки. Это сделает письмо более четким и структурированным, а также поможет избавится от лишних фраз и повторений.

Проверьте грамматику

Не знаете какое время использовать? Здесь тоже есть своя логика. Рассмотрим основные “проблемные” времена:

  1. Past Simple vs Past Continuous — для действий \ процессов, законченных в прошлом. Эти времена часто употребляются с временными индикаторами такими как “last”, “ago”, “yesterday” etc.
  2. Present Perfect — для status updates и отчетов о недавно проделанной работе. Чаще всего используется со словами “recently”, “today”, “as of right now”, “lately”, “just” etc.
  3. Present Continuous — для текущих процессов, которые происходят “right now”, “currently” etc.
  4. Future Simple — для обещаний таких как “We will make sure to inform you of the changes as soon as we have this information.”
  5. Future Continuous — для будущих процессов таких как “We will be implementing more changes in the near future so stay tuned for our updates.”

Также, не забываем о Grammarly для проверки грамматики и пунктуации. Особенно для проверки артиклей и окончаний у глаголов — это must have.

Для того, чтобы лайфхаки стали действительно полезными, их нужно задействовать на практике. Не ждите, а берите и пишите правильные имейлы уже сейчас, где соблюдайте правила абзацев, темы, грамматики и т.д. А если нужна помощь и новые знания по написанию имейлов, приходите на курс English For IT-Engineers (online), в школу английского языка English For IT!

 

Оставить комментарий

Ваш комментарий будет отображаться только после прохождения модерации...
Комментариев нет
Лучшие материалы
Рубрику English.PRO ведут наши партнеры — Курсы английского языка для IT-специалистов English For IT.  Кому нужен English For IT? English For IT нужен ...
Ходят споры, где лучше работать - в аутсорсинговой или продуктовой компании. Специалистов интересует результаты такого выбора: зарплата, профессиональное развитие, перспективы. ...
Начало новой недели, еще и осень. В работе всякое случается: усталость, стресс, апатия, эмоциональное выгорание. Предлагаем вам несколько экспериментов чтобы ...